Wydział Prawa i Administracji Uniwersytet Warszawski

1. WNIOSEK
Za merytoryczne i formalne przygotowanie wniosku, a także jego terminowe złożenie w instytucji finansującej odpowiada kierownik projektu.
Kierownik projektu zgłasza zamiar złożenia wniosku do Sekcji Rozwoju: badania@wpia.uw.edu.pl celem uzyskania potwierdzenia.
Kierownik projektu składa w SR wniosek projektowy wraz z załącznikami na 7 dni przed terminem określonym przez instytucję finansującą/UW.
BOB/BMPB/BWR informuje SR i kierownika projektu o podpisaniu wniosku przez Rektora/Prorektora
Kierownik projektu uzgadnia z SR sposób złożenia wniosku wraz z załącznikami w instytucji finansującej.
DANE DO WNIOSKU

2. UMOWA
BOB/BMPB/BWR informuje SR o podpisaniu umowy przez Rektora i uzgadnia sposób złożenia umowy wraz z załącznikami w instytucji finansującej.
Zawieranie umów w ramach projektu następuje zgodnie z zasadami obowiązującymi na UW, z uwzględnieniem obowiązującego obiegu dokumentów.
Oryginał umowy wraz z załącznikami przechowywany jest w SR lub w BOB/BMPB/BWR.
PODPISANIE UMOWY - PROCEDURA BOB

3. PODPIS ELEKTRONICZNY
W związku z wymogiem podpisywania umów z Narodowym Centrum Nauki kwalifikowanym podpisem elektronicznym Kierownik projektu ma obowiązek zakupu certyfikatu kwalifikowanego.
Szczegółowe informacje: PODPIS ELEKTRONICZNY - PROCEDURA DWI

4. WYDATKOWANIE ŚRODKÓW
Przed dokonaniem zakupu należy każdorazowo złożyć podanie do Prodziekana ds. finansowych z prośbą o zgodę na sfinansowanie wydatku.
Każdy zakup należy udokumentować fakturą wystawioną na Uniwersytet Warszawski.
Dane do faktury:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

5. ROZLICZANIE FAKTUR
W celu dokonania płatności lub otrzymania zwrotu na podstawie faktury należy przekazać fakturę do Sekcji Rozwoju (mailowo lub do pokoju 214 w Collegium Iuridicum I), a następnie opisać i zatwierdzić ją w systemie SAP VIM. 

Ponadto, w celu otrzymania zwrotu za już opłaconą fakturę należy:

• Dołączyć potwierdzenie transakcji, jeśli płatność była dokonywana kartą lub przelewem.
• W opisie faktury podać numer konta osobistego, na który będzie dokonany zwrot pieniędzy, o ile płatności dokonano gotówką, kartą lub przelewem.
• Opisaną fakturę i pozostałe wymagane dokumenty należy złożyć na co najmniej 2 tygodnie przed terminem płatności w Dziale Zamówień Publicznych WPiA

UWAGA!
Nie jest możliwy zwrot za fakturę wystawioną na innego płatnika.

6. ZLECENIE PŁATNOŚCI
W celu zlecenia płatności zarówno krajowej jak i zagranicznej należy złożyć zlecenie płatności podpisane przez Kierownika projektu.
W przypadku płatności za opłatę konferencyjną do podania należy dołączyć:

• Formularz rejestracyjny
• Wydruk ze strony internetowej konferencji z informacją o wysokości opłaty konferencyjnej i danymi do przelewu (o ile dotyczy)
• Kopię zaproszenia od organizatorów (o ile dotyczy)
• Potwierdzenie o akceptacji referatu/prezentacji (o ile dotyczy)

Komplet dokumentów należy złożyć w Sekcji Rozwoju nie później niż na dwa tygodnie przed terminem płatności.
Fakturę za płatność należy dostarczyć w najszybszym możliwym terminie.
Fakturę za opłatę konferencyjną opłaconą przez UW na podstawie podania o zlecenie płatności należy dostarczyć najpóźniej 14 dni po powrocie z wyjazdu.

7. WYNAGRODZENIA
Wynagrodzenia są wypłacane zgodnie z regulaminem projektu.
Podstawą do wypłaty wynagrodzenia mogą być:

• Umowa o pracę
• Dodatek zadaniowy
• Wynagrodzenie uzupełniające
• Umowa cywilnoprawna
• Stypendium

Komplet dokumentów przygotowuje kierownik projektu lub osoba zainteresowana.
Wszystkie formalności należy każdorazowo ustalić z opiekunem projektu w Sekcji Rozwoju.

8. PODRÓŻE SŁUŻBOWE
Pracownik planujący krajową lub zagraniczną podróż służbową powinien złożyć w Sekcji Rozwoju podanie do Dziekana WPiA na wydatkowanie środków finansowych z projektu przeznaczonych na wyjazd.
Po uzyskaniu akceptacji Dziekana w kolejnym kroku należy złożyć poniższe dokumenty:
w Sekcji Rozwoju:

• w przypadku podróży zagranicznej – wniosek wyjazdowy DOTYCZY TAKŻE STUDENTA/DOKTORANTA
• w przypadku podróży krajowej –formularz delegacji krajowej

w Sekcji Spraw Pracowniczych i Współpracy z Zagranicą

• formularz zlecenia zakupu biletu/zlecenia zakupu biletu na przelot tanią linią lotniczą

Rezerwacji biletu i zamówień dokonuje p. mgr Katarzyna Jedlińska – Orzechowska, pokój 215 tel./fax (22) 55 24 323, e-mail: k.jedlinska@wpia.uw.edu.pl DOTYCZY TAKŻE STUDENTA/DOKTORANTA

• podanie o urlop naukowy (o ile dotyczy)

Ponadto na czas trwania wyjazdu zagranicznego należy posiadać ubezpieczenie kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków.
Po powrocie pracownik/student rozlicza się z przyznanych środków w Kwesturze UW
UBEZPIECZENIA - INFORMACJA UW
PODRÓŻE ZAGRANICZNE - INSTRUKCJA BWZ
PODRÓŻE KRAJOWE - INSTRUKCJA BWZ

9. ZMIANY W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU
Wszelkie pisma/podania/aneksy dotyczące zmian w otrzymanym projekcie należy procedować za pośrednictwem Sekcji Rozwoju.

10. ROZLICZANIE OPŁAT KONFERENCYJNYCH
Rozliczenie opłaty konferencyjnej może nastąpić na podstawie 1) zlecenia przedpłaty opłaty konferencyjnej (płatność jest zlecana bezpośrednio z konta UW na konto organizatorów konferencji) lub na podstawie 2) faktury wystawionej przez organizatorów konferencji (z co najmniej 14-dniowym terminem płatności).

1) Zlecenie przedpłaty konferencyjnej
Pracownik naukowy wypełnia wzór zlecenia i podpisuje dokument. Do dokumentu należy dołączyć:

- Wydruk ze strony internetowej konferencji z informacją o wysokości opłaty konferencyjnej i danymi do przelewu (o ile dotyczy)
- Kopię zaproszenia od organizatorów (o ile dotyczy)
- Potwierdzenie o akceptacji referatu/prezentacji (o ile dotyczy)

Komplet dokumentów należy złożyć w Sekcji Rozwoju nie później niż na dwa tygodnie przed terminem płatności. Pracownik naukowy zobowiązany jest do dostarczenia faktury za opłatę konferencyjną w ciągu 14 dni po powrocie z wyjazdu.

2) Faktura z co najmniej 14-dniowym terminem płatności
Pracownik naukowy dostarcza do Sekcji Rozwoju fakturę wystawioną przez organizatorów. Faktura powinna być wystawiona z co najmniej 14-dniowym terminem płatności, na dane Uniwersytetu:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

Szczegółowe zasady zewnętrznego finansowania badań określa REGULAMIN BADAŃ WPIA